Înapoi la Structura Primăriei
Vezi atribuțiile tuturor departamentelor primăriei
DISPOZIŢII GENERALE
Art. 72. Compartimentul Arhivă este un compartiment funcţional din cadrul structurii organizatorice a aparatului de specialitate al Primarului Municipiului Brad, cuprinde un post de personal contractual de execuție şi asigură inițierea și organizarea activității de arhivare.
PRINCIPALELE ATRIBUŢII
- inițierea şi organizarea activității de întocmire a nomenclatorului arhivistic al instituţiei, alături de şefii structurilor funcţionale care fac propuneri în acest sens;
- urmărirea modului de aplicare a nomenclatorului arhivistic la registratură şi compartimente pentru constituirea corectă a arhivei curente;
- supravegherea modului cum se constituie dosarele la compartimentele instituţiei, cum sunt inventariate şi pregătite pentru predarea la arhiva instituţiei;
- verificarea şi preluarea anuală a documentelor create la compartimente pe bază de inventare şi proces-verbal;
- asigurarea evidenţei tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitele de arhivă, pe baza Registrului de depozit;
- efectuarea operațiunilor de ordonare şi inventariere a documentelor neordonate şi fără evidenţă, aflate în depozit, indiferent de provenienţa lor;
- cercetarea documentelor din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;
- la solicitare, asigură la dispoziţia compartimentelor documentele solicitate, pe bază de semnătură, consemnată în registrul de depozit. Pe poliţă, în locul documentelor, pune fişa de control, până la restituirea dosarelor împrumutate, când verifică integritatea documentelor şi apoi le reintegrează la fond;
- pregătirea documentelor permanente şi inventarele acestora şi depunerea lor la Arhivele Naţionale,conform prevedrilor legale;
- organizarea depozitul de arhivă şi sistematizarea documentelor după criterii stabilite în prealabil;
- întocmirea ghidului topografic al depozitului;
- asigurarea ordinii şi curăţeniei în depozitul de arhivă. Solicită conducerii instituţiei dotarea corespunzătoare a depozitului cu mobilier, rafturi, scări, mijloace PSI;
- informarea conducerii instituţiei despre eventuale nereguli (degradări, distrugeri, sustrageri de documente) şi propunerea de măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
- asigurarea la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale, cu prilejul efectuării operaţiunii de control, a tuturor datelor, informaţiilor şi documentelor solicitate privind situaţia fondurilor şi colecţiilor create şi deţinute.